Kruca bomba, mało casu. Jak trzymać się planu i nie czuć, że czas przecieka przez palce? Jak posuwać przygotowania do przodu? Jak nie utonąć w tysiącach szczegółów? Dzięki wieloletniej menadżerskiej pracy przy projektach, dzięki szkoleniom i uczeniu się na błędach, udało mi się przetestować trochę narzędzi i sposobów.
O ile w naszych podróżach we dwoje mogliśmy działać na spontanie, o tyle w pracy i w życiu codziennym”dorosłym” trybie życia lepiej sprawdza się porządna organizacja. Bez tego nie tylko nie udałoby mi się prowadzić projektów w pracy. Przede wszystkim nie można by ogarniać 5-osobowej rodziny z jej rachunkami, lekarzami, zakupami, lokatami, wyjściami, remontami, urodzinami. No i wyjazdami.
Planowanie w teorii
Na początek warto poczytać sobie kilka dobrych lektur pomocnych na temat efektywnego wdrażania planów w życie. “Siedem nawyków skutecznego działania” Stephena R. Coveya to klasyk, który uświadamia i motywuje do działania. Zawsze z dużą rezerwą podchodziłam do poradników o tym “jak żyć”, ale ta lektura to naprawdę inspirująca pozycja.
Warto też zapoznać się z “Siłą nawyku” Charlesa Duhigga, żeby dowiedzieć się o tym, jak utrwalać przydatne zachowania.
Moje sprawdzone narzędzia do planowania
1. Lista marzeń i celów.
Od tego wszystko się zaczyna. Żeby usiąść i zastanowić się, co jest dla mnie w życiu najważniejsze, jakie są moje cele na najbliższą dekadę czy rok, rozpisać cele związane z jakimś ważnym planem, na przykład wyjazdem. A potem dopisywać tu regularnie marzenia i plany. Sprawdzać, przypominać sobie poprzednie i zerkać, co się już udało. Wystarczy dobry notes i ołówek pod ręką.
2. Kalendarz
Po pierwsze arkusze wydrukowane z internetu, żeby na widoku rocznym czy kwartalnym zaznaczać paskami zadania długoterminowe. I zaglądać co 2 tygodnie, czy jest ok. Po drugie Kalendarz Google’a albo w aplikacji w telefonie, żeby wpisywać konkretne daty i godziny, rozplanowywać start i zakończenie różnych działań.
3. Aplikacja do planowania zadań
To jest narzędzie, które najbardziej pozwala mi poczuć na co dzień, że posuwam się do przodu. Generalnie jestem fanką aplikacji, które można używać zarówno na komórce, jak i na komputerze. Ostatnio zostałam fanką polskiej apki Nozbe. Każdy dzień zaczynam od ustawienia sobie kolejności zadań na dany dzień, przerzucenia zadań do kolejnych dni.
Bardzo ważne, to na pierwszy rzut wybierać najważniejsze, największe i najtrudniejsze zadania, żeby na początek “połknąć żabę”. Reszta jakoś już pójdzie albo przejdzie na kolejne dni. Możliwość korzystania z aplikacji na komórkę pozwala za to w każdej chwili notować to, co mam do zrobienia, żeby nie kołatało się po głowie w obawie przed zapomnieniem.
Ważna uwaga – przez miesiąc testuje się pełną wersje aplikacji, potem przechodzi się na ograniczoną darmową. Wtedy jest możliwość prowadzenie do 5 projektów, więc nie warto ich mnożyć na początku, żeby potem nie grupować.
4. Aplikacja do notowania, szczególnie z Internetu
Evernote. Ja używam głównie głównie do wycinania treści ze stron i ich porządkowania. Na przeglądarkę w komputerze i na komórkę. Wcześniej przez długi czas używałam raczej systemu zakładek w przeglądarce, ale muszę przyznać, że to nie było zbyt poręczne i ograniczało ilość konkretnych treści do przechowania (ileż można scrollować listę zakładek, nawet ułożonych w folderach). Potem miałam też krótki romans z Google Keeper. Służył jako lista zadań i notatnik treści. Niestety jako lista zadań dawał za mało możliwości przypisania do priorytetów i dat. A do notowania tkwiłam wtedy jeszcze głęboko w moim systemie zakładkowym.
5. Arkusze kalkulacyjne i Google Drive
Jako że w pracy excel to było jedno z moich ulubionych narzędzi, też przy planowaniu podróży naturalnie ciągnie mnie ku tabelkom. Przy budżetach czy rozkładaniu czasowym widać wszystko klarownie, można liczyć i przestawiać. I najlepiej robić to oczywiście w chmurze, czyli rządzi wujek Google, a jakże. Mniej drukowania, dostępne z każdego miejsca (z wifi). Choć po prawdzie wujek mógłby jeszcze nieco popracować na użytecznością na komórce.
6. Tripadvisor
Dla mnie niezastąpiony przy szukaniu miejsc do jedzenia (choć nie zawsze niezawodny). Jako aplikacja w telefonie znajdzie na przykład najbliższe miejsca najlepiej ocenione przez gości. Większy problem pojawia się, kiedy trzeba poszukać miejsca przyjaznego dzieciom i w określonej półce cenowej. Tutaj zdarzało nam się kilka ślepych strzałów i frustracji. Dobra opcja to przegląd atrakcji w danym miejscu, też stworzony i oceniany przez społeczność. Ta lista niestety znacznie mniej uporządkowana, ale zawsze daje jakąś pulę możliwości. Generalnie mimo wad nie ma konkurencji.
7. Booking.com
Nasze podstawowe narzędzie przed wyjazdem i w trakcie podróży. Pozwala poszukać najlepszego i najtańszego noclegu tuż przed przybyciem na miejsce.
Mój patent to szukanie od najniższej ceny, z nałożonym filtrem ocen, najlepiej powyżej 8 (chyba, że budżet na to nie pozwala). Dzięki tej metodologii trafiliśmy w wiele świetnych i niedrogich miejsc.
Robiliśmy też parę podejść do AirBnB (swoją drogą zawsze mam problem z tą nazwą). Niestety, tutaj możliwości uporządkowanego wyszukiwania prawie żadne i dodatkowo wymaga bardziej skomplikowanych form kontaktu z wynajmującymi – nie ma gwarancji, że właściciel będzie mógł wynająć.
8. Blogi
Rekonesans w sieci to już od jakiegoś czasu dużo ważniejsze narzędzie niż klasyczne przewodniki. Do takiego emocjonalnego, wizualnego inspirowania, gdzie w ogóle jechać, ale też do zbierania konkretnych wskazówek, co warto zobaczyć, a co nie, jakich pułapek unikać, gdzie spać, co jeść etc. Przydają się blogi polskie i zagraniczne. zaglądamy na te o podróżowaniu z dziećmi, ale też w parach czy samotnie. Odwiedzamy małe blogi znajomych, ale też te najpoczytniejsze i z przeróżnych Top 10.
Kluczem jest głównie fakt, czy dany bloger był w kraju/miejscu, gdzie się wybieramy. Zawsze warto zapoznać się z różnymi doświadczeniami i wyciągnąć dla siebie wnioski w zgrabnych notatkach. W Evernote oczywiście.
9. Przewodniki
Kiedyś były obowiązkowym drugim punktem przygotowań, tuż po kupieniu biletu. Ze śpiewem na ustach biegłam wtedy do księgarni albo częściej szukałam w Internecie Lonely Planet. Oglądałam kolorową wkładkę ze zdjęciami (jeśli w ogóle były, bo Lonely Planet co do zasady ma foty zredukowane do minimum na rzecz instrukcji i informacji praktycznych). Studiowałam mapki, atrakcje, dojazdy. Tak powstawał ogólny plan wyjazdu. Szczegóły, noclegi czy miejsca do jedzenia wybieraliśmy już w trasie, zwykle w czasie przejazdów między miejscówkami.
Czasem korzystaliśmy też z innych wydawnictw, ale zwykle były albo za mało praktyczne, za bardzo fotograficzne na ciężkim kredowym papierze, albo robione pod bogatego Niemca, który rzadko schodzi z utartej trasy. Z Lonely Planet czuliśmy się jak część wielkiej, globtroterskiej społeczności. No i potem można sobie go było postawić na półce.
Nic to, że nie ma polskiej wersji, a po angielsku być może nie wszystkie niuanse dało się wyłapać. Gorzej zrobiło się wtedy, kiedy na kolejnych wyjazdach zaczęło nam albo brakować części kluczowych informacji np. jak dojadę albo okazywały się błędne lub nieaktualne.
To niestety zdarza się coraz częściej. Wielu zresztą wieści powolny koniec tego największego wydawnictwa podróżniczego skupionego na podróżowaniu z plecakiem. Niestety nowy właściciel od lat nie ma pomysłu na dalszy rozwój. Niby chce iść w digital, ale bardzo nieumiejętnie, co od razu stwierdzi każdy, kto choć raz był na stronie Lonely Planet. Przestaje dbać o to, żeby autorzy dostarczali rzetelnych informacji i tego co jest największym atutem tego wydawnictwa – autorskich rekomendacji miejsc. Podobno zachęca nawet autorów do zwiedzania nie na żywo, a w google. Smutną diagnozę sytuacji opisał ostatnio bloger Nomadic Matt.
10. Książki
Prócz przewodnika przed wyjazdem czytam też miejscową literaturę, żeby lepiej wczuć się w kulturę kraju. Może to być coś z beletrystyki albo non-fiction. Tym sposobem doskonale buduje się wyobrażenie miejsca i ludzi, szczególnie z pozornie nieistotnych epizodów gdzieś w tle książki. Na miejscu to zawsze dodatkowa wiedza, którą można potem zderzyć z rzeczywistością odbieraną wszystkimi zmysłami.
11. Kindle
Świetna metoda na to, żeby było lżej i wygodniej. Zamiast kilogramów papieru starczy zapakować cienkie elektroniczne urządzonko. Poręczne też z dziećmi na rękach, kartki można przewracać dotknięciem opuszka palca, czytać można w półmroku nawet przy moim astygmatyzmie lub w kompletnej ciemności. Baterie starczają na całe tygodnie używania.
Wśród tych plusów warto wspomnieć o minusach. Po pierwsze niestety nie wszystkie książki da się kupić w formie ebooka (choć Lonely Planet owszem jest). Po drugie – mimo braku kosztów druku i papieru ebooki wcale nie są tańsze. W najlepszym razie te polskie kosztują tyle samo co tradycyjne. Natomiast te dostępne tylko w Amazonie to już koszt dwa razy większy niż polska wersja papierowa.
12. Mapy
Wielka mapa świata nad kanapą była naszym pierwszym namacalnym dowodem planu podróży dookoła świata.
Do podglądania szczegółów i digitalowego planowania na pewno najlepsze będą Google Maps.
Inna kategoria to GPS w telefonie. Na ubiegłorocznym samochodowym wyjeździe w nadbałtykach nie ograniczaliśmy się z GPS ani w samochodzie, ani na piechotę, choćby szukając jakichś miejsc z Trip Advisor. Roaming potaniał dopiero później, więc zapłaciliśmy za to fortunę. Na kolejne wyjazdy na pewno musimy sobie zaplanować miejscowy Internet albo darmowe mapy, bo to zdecydowanie narzędzie, które cudownie ułatwia życie i uspokaja nerwy.
Iga za to na gwiazdkę zażyczyła sobie globus…
13. Znajomi
Moje ulubione i najbardziej zaufane źródło inspiracji i informacji przedwyjazdowych. To przez znajomą wybraliśmy Meksyk zamiast Kuby, bo opowiedziała nam, jak to na Kubie jada się głównie jajecznicę. To dzięki znajomemu w Kambodży zrobiliśmy zjawiskowy jak z National Geographic rejs z Siem Reap do Battambang, a na miejscu przejechaliśmy się drezynowym Bamboo Train.
To w końcu dzieki znajomym zmieniliśmy koncept naszej najbliższej dużej podróży z Ameryki Południowej kamperem na Australię i Azję. Bo w Ameryce miejscowi nie pałają przyjaźnią do przyjezdnych, no i znów kulinarnie też nie ma szału.
Więcej mobile, mniej papieru
Wszystko to i jeszcze kilka, które właśnie testujemy to świetne ułatwiacze. Osobiście jestem wielką fanką technologii, mobile i digitalu. Niepostrzeżenie, acz sukcesywnie przerzucam się z notesów i zakreślaczy na telefon i komputer. Odkrywam i testuje nowe apki. Część z nich nie zdaje egaminu i zdarza się, że po instalacji tkwią sobie bezczynnie na ekranie telefonu. W sumie zostają głównie te mainstreamowe.
Powyżej tylko te, które przeszły praktyczną próbę czasu. Jeśli są faktycznie przydatne i przyjazne, zwykle znajduję czas, żeby je poznać, poustawiać i poużywać.
Za jakiś czas odświeżona lista powstała podczas najbliższych przygotowań .